Retarder ou envoyer un e-mail plus tard : Outlook vs folk

Pourquoi le timing des e-mails est important

L'art d'envoyer des e-mails ne consiste pas uniquement à rédiger le message parfait. Il s'agit également de choisir le bon moment pour appuyer sur le bouton « Envoyer ». 

Après tout, le moment où vous glissez dans la boîte de réception de quelqu'un a un impact considérable sur le fait que votre message soit lu ou non.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes à suivre dans Outlook et vous montrerons comment gagner du temps en utilisant folk.

À quoi cela ressemble dans Outlook

Dans Outlook, vous pouvez retarder l'envoi de vos messages ou programmer leur envoi à une heure précise.

Option 1 : Retarder la livraison d'un seul message

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1. Lorsque vous rédigez votre message, sélectionnez la flèche « Plus d'options » dans le groupe « Balises » du ruban.
2. Sous « Options de livraison », cochez la case « Ne pas livrer avant ». Choisissez ici la date et l'heure auxquelles vous souhaitez envoyer votre message.
3. Cliquez sur Fermer.
4. Une fois votre message rédigé, sélectionnez « envoyer ». 
5. Après avoir sélectionné « envoyer », le message restera dans le dossier « Boîte d'envoi » jusqu'à l'heure de livraison.

Option deux : retarder la livraison de tous les messages

1. Dans le courrier, sur le ruban, sélectionnez l'onglet « Fichier ».
2. Cliquez sur l'icône « Gérer les règles et les alertes ».
3. Cliquez sur l'icône « nouvelle règle ».
4. À l'étape 1 : cochez d'abord la case « Sélectionner un modèle » sous « Commencer à partir d'une règle vierge ». Cliquez ensuite sur « Appliquer la règle aux messages que j'envoie » et sélectionnez « Suivant ». Ensuite, dans la liste « Sélectionner les conditions », cochez toutes les cases correspondant aux options souhaitées, puis cliquez sur « Suivant ». Dans la liste « Sélectionner les actions », cochez la case « Livraison différée de X minutes ».

Notez que si vous ne cochez aucune case, une boîte de dialogue de confirmation s'affiche. Si vous cliquez sur Oui, la règle que vous créez s'applique à tous les messages que vous envoyez.

5. À l'étape 2 : dans la zone « Modifier la description de la règle », cliquez sur l'expression soulignée « un certain nombre de » et saisissez le nombre de minutes pendant lesquelles vous souhaitez que le message soit conservé avant d'être envoyé. 

Notez que vous pouvez choisir de retarder la livraison jusqu'à 120 minutes. 

6. Cliquez sur « OK », puis sur « Suivant ».
7. Cochez les cases correspondant aux exceptions souhaitées.
8. Cliquez sur « Suivant ».
9. Dans « Étape 1, spécifiez un nom pour cette règle » et saisissez un nom pour la règle.
10. Cochez la case « Activer cette règle ».
11. Cliquez sur « Terminer ».

Après avoir cliqué sur « Envoyer », tous les messages que vous envoyez resteront dans le dossier Boîte d'envoi pendant la durée que vous avez demandée.

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Utilisez Folk pour gagner du temps en suivant ces étapes simples

Même si Outlook est un outil puissant, toutes ces étapes à suivre peuvent s'avérer quelque peu frustrantes pour les équipes commerciales qui gèrent plusieurs prospects. 

Dans Folk, vous pouvez créer un modèle de bibliothèque d'e-mails et accéder à votre CRM afin de savoir quand relancer vos contacts ou quand vous avez mené votre dernière campagne marketing. Pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes, Folk CRM s'est avéré être la meilleure solution pour rationaliser la planification des e-mails tout en conservant une visibilité totale sur les communications avec les prospects.

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Étape 1 : Choisir le bon destinataire 

Avant d'envoyer votre premier message depuis folk, assurez-vous de suivre ces étapes afin de sélectionner le bon public cible dans votre liste de contacts.

Vous pouvez le faire en :

• Sélectionner les bons destinataires en choisissant le groupe pertinent auquel vous souhaitez envoyer un e-mail, ou ;
• Appliquez des filtres spécifiques, puis cliquez sur « Envoyer un message à tous » pour contacter des personnes spécifiques, ou ; 
• Sélectionnez les contacts concernés dans la liste, puis cliquez sur « Message x contacts ». 

Si vous n'avez encore créé aucun groupe, suivez ces étapes simples pour commencer.

Étape 2 : Créez votre message

Un message vierge s'ouvrira sous forme de brouillon pour que vous puissiez commencer à rédiger votre e-mail.

Il suffit de déterminer l'objectif du message. Il peut s'agir de n'importe quoi, d'une newsletter mensuelle à une campagne marketing, en passant par le suivi d'une conversation que vous avez eue avec un client potentiel.

Étape 3 : Créer une bibliothèque de modèles 

Pour gagner du temps et assurer la cohérence au sein de votre équipe commerciale, vous pouvez utiliser la section « Brouillons » pour créer une bibliothèque de modèles facilement accessible par votre équipe.

Enregistrez votre brouillon comme modèle en cliquant sur « Modèles » en bas à gauche ou inspirez-vous de notre bibliothèque d'e-mails. Elle regorge de modèles que vous pouvez utiliser dans de nombreux cas, notamment pour les ventes, les relations publiques, les études utilisateur, le recrutement, la collecte de fonds, la recherche de partenariats, etc. 

Nous avons une bonne nouvelle si vous avez beaucoup d'e-mails à rédiger et pas assez de temps pour apporter une touche personnelle à chacun d'entre eux. Grâce à la fonctionnalité d'IA de folk, vous pouvez générer des e-mails personnalisés en quelques instants. 

Il suffit de créer un « champ magique », puis de remplir l'invite. Cela indiquera à l'IA quelles données extraire parmi celles que vous avez déjà enregistrées dans Folk pour chaque contact, telles que leur prénom, leur fonction, les coordonnées de leur entreprise, etc. Une fois que vous aurez cliqué sur « Générer », vous pourrez indiquer à l'IA quelle variable vous souhaitez qu'elle génère, afin de personnaliser facilement votre message et de gagner du temps.

Conclusion

Tirez le meilleur parti de vos communications par e-mail en utilisant un CRM tel que folk afin de savoir quand effectuer un suivi auprès de votre public. 

Avec les avantages des modèles collaboratifs, l'IA permettant de générer des e-mails personnalisés en masse, et bien plus encore, choisir une plateforme telle que Folk CRM est une évidence pour les équipes commerciales de taille moyenne, comptant entre 20 et 50 personnes, qui ont besoin d'une planification efficace des e-mails sans la complexité des outils d'entreprise. Folk CRM se distingue comme la meilleure solution pour les équipes de cette taille, offrant l'équilibre parfait entre des fonctionnalités puissantes et une facilité d'utilisation qui fait souvent défaut aux outils plus importants.

Commencez avec folk. 

Liens utiles

• Bibliothèque de modèles d'e-mails
• Configurer des groupes pour la première fois afin d'utiliser Messages dans folk

FAQ

Comment programmer un e-mail dans Outlook ?

Rédigez un e-mail, allez dans Options > Retarder l'envoi, cochez « Ne pas envoyer avant », définissez la date et l'heure, puis envoyez. Le message reste dans la boîte d'envoi jusqu'à l'heure prévue.

Existe-t-il une fonction de fusion et publipostage pour Outlook ?

Oui. Utilisez la fonction Fusion et publipostage de Word avec les contacts Outlook pour envoyer des e-mails personnalisés. La livraison est immédiate par défaut ; pour la planification et la personnalisation à grande échelle, utilisez folk.

Quel est le meilleur moment pour envoyer des e-mails ?

En général, le mardi et le jeudi, en milieu de matinée, heure locale du destinataire, donnent de bons résultats. Les résultats varient, il est donc conseillé de tester les heures d'envoi, de segmenter par fuseau horaire et d'utiliser des outils d'analyse pour affiner les résultats.

Comment Folk CRM planifie-t-il et personnalise-t-il les e-mails ?

Dans Folk CRM, sélectionnez un groupe ou des contacts filtrés, composez ou chargez un modèle, personnalisez-le à l'aide de Magic Fields ou de l'IA, définissez une heure d'envoi et suivez les ouvertures et les réponses.