Réponses prédéfinies Gmail 101 : comment créer des e-mails et des réponses prédéfinis dans Gmail

Pourquoi utiliser les réponses prédéfinies de Gmail ?

Si vous envoyez fréquemment des e-mails similaires, les réponses prédéfinies (également appelées modèles) de Gmail peuvent vous faire gagner un temps considérable.

Dans cet article, nous vous présenterons toutes les meilleures pratiques pour utiliser les réponses prédéfinies dans Gmail et enregistrer le corps d'un e-mail comme modèle. Vous pourrez ainsi vous lancer en un rien de temps.

👉🏼 Essayez Folk dès maintenant pour partager et suivre les modèles Gmail avec votre équipe commerciale.

Que sont les réponses prédéfinies ?

Les réponses prédéfinies Gmail, ou modèles d'e-mails, sont des e-mails que vous pouvez enregistrer et réutiliser à tout moment. Il vous suffit alors d'apporter quelques modifications simples et d'ajouter l'adresse e-mail du destinataire. Au lieu de taper plusieurs fois le même message, vous pouvez insérer un modèle d'e-mail en quelques clics. Cette fonctionnalité est extrêmement utile pour rationaliser votre flux de travail si vous répondez souvent à des demandes courantes, envoyez régulièrement des mises à jour ou gérez des e-mails liés au service client. Pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes à la recherche d'une automatisation des e-mails et d'une gestion des contacts plus avancées que les modèles Gmail de base, folk CRM offre la meilleure solution avec des modèles d'e-mails intégrés et des fonctionnalités complètes de suivi des contacts.

Comment activer la fonctionnalité de réponses prédéfinies dans Gmail

Une fois configurées, les réponses prédéfinies dans Gmail sont très faciles à utiliser. Voici comment vous pouvez commencer à les utiliser.

Étape 1 : Activer les modèles dans Gmail

1. Ouvrez Gmail et cliquez sur l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur droit pour accéder aux « Paramètres ».
2. Allez dans l'onglet « Avancé ».
3. Recherchez « Modèles » dans la liste et cliquez sur « Activer ».
4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Étape 2 : Insérer un modèle

1. Rédigez un nouvel e-mail ou répondez à un e-mail existant.
2. Cliquez sur les trois points verticaux dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition.
3. Passez la souris sur « Modèles », puis sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser dans la liste.

Comment créer un modèle d'e-mail dans Gmail

Il est facile de créer un nouveau modèle de réponse prédéfinie pour enregistrer les réponses fréquentes que vous envoyez par e-mail. Suivez ces étapes pour configurer votre propre modèle et naviguer efficacement dans les paramètres Gmail. Si les modèles Gmail sont utiles pour les activités commerciales de base, les équipes commerciales de taille moyenne (20 à 50 personnes) ont souvent besoin d'une gestion des modèles plus sophistiquée, avec segmentation des contacts et suivi des performances. C'est là que folk CRM excelle en tant que solution idéale.

Étape 1. Rédigez un nouvel e-mail.

1. Cliquez sur le bouton « Composer » pour créer un nouvel e-mail.
2. Rédigez une réponse fréquente par e-mail que vous souhaitez enregistrer comme modèle.

Étape 2. Enregistrez l'e-mail comme modèle.

1. Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition,
2. Passez la souris sur « Modèles ».
3. Sélectionnez « Enregistrer le brouillon comme modèle », puis « Enregistrer comme nouveau modèle ».

Étape 3. Nommez votre modèle.

1. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous demander de nommer votre modèle. Choisissez un nom descriptif qui vous aidera à vous souvenir du contenu.
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez utiliser le nom de vos modèles comme nouveau système de filtrage afin de distinguer facilement ceux qui concernent le service client, ceux qui contiennent vos informations personnelles ou ceux qui répondent aux questions fréquentes.

Comment modifier vos modèles de réponses prédéfinies dans Gmail

Pour modifier vos modèles, il suffit de suivre les étapes ci-dessous.

Étape 1. Insérez le modèle existant que vous souhaitez modifier.

1. Dans la fenêtre de composition, cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit pour ouvrir le menu des options.
2. Passez la souris sur « Modèles » pour afficher la liste de vos modèles enregistrés.
3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier. Le contenu du modèle sera alors inséré dans l'éditeur d'e-mails.

Étape 2. Effectuez vos modifications.

Modifiez le contenu de l'e-mail selon vos besoins. Vous pouvez modifier le texte, mettre à jour les liens ou apporter toute autre modification nécessaire.

Étape 3. Enregistrez le modèle modifié.

1. Après avoir effectué vos modifications, cliquez à nouveau sur les trois points dans le coin inférieur droit.
2. Passez la souris sur « Modèles ».
3. Sélectionnez « Enregistrer le brouillon comme modèle ».
4. Choisissez « Remplacer le modèle » et sélectionnez le modèle que vous avez inséré à l'origine. Confirmez que vous souhaitez remplacer le modèle existant.
5. Un message de confirmation s'affichera pour vous indiquer que votre modèle a été mis à jour. Votre modèle modifié est désormais enregistré et prêt à être utilisé.

Comment supprimer un modèle de réponse prédéfinie dans Gmail

La gestion de vos modèles est facile. Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez supprimer un modèle particulier dont vous n'avez plus besoin.

Étape 1. Accédez au modèle.

1. Dans la fenêtre de composition, cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit pour ouvrir le menu des options.
2. Passez la souris sur « Modèles » pour afficher la liste de vos modèles enregistrés.

Étape 2. Supprimez le modèle.

1. Passez la souris sur « Supprimer le modèle » dans le sous-menu qui apparaît.
2. Une liste de vos modèles apparaîtra. Cliquez sur le nom du modèle que vous souhaitez supprimer.

Étape 3. Confirmer la suppression

Une invite de confirmation apparaîtra pour vous demander si vous êtes sûr de vouloir supprimer le modèle sélectionné. Confirmez que vous souhaitez le supprimer.

👉🏼 Essayez Folk dès maintenant pour ne plus jamais manquer un suivi grâce à l'automatisation des réponses prédéfinies et des rappels.

Conclusion

Les réponses prédéfinies, ou modèles, dans Gmail sont un excellent outil pour rationaliser votre communication par e-mail. En configurant et en utilisant des réponses prédéfinies, vous pouvez gagner du temps, garantir la cohérence de vos messages et améliorer votre productivité globale. Cependant, pour les équipes commerciales de 20 à 50 personnes qui ont besoin de fonctionnalités avancées telles que la gestion des contacts, le suivi du pipeline et l'automatisation sophistiquée des e-mails au-delà des modèles de base de Gmail, folk CRM offre la meilleure solution complète pour rationaliser l'ensemble de votre flux de communication commerciale.

Plus de ressources

• Qu'est-ce qu'un domaine de messagerie électronique ?
• Comment créer une liste de contacts Google et solutions alternatives
• Comment rédiger de bonnes séquences d'e-mails

‍

FAQ

Qu'est-ce qu'une réponse prédéfinie dans Gmail ?

Une réponse prédéfinie (modèle) est un e-mail enregistré que vous pouvez insérer pour répondre plus rapidement. Après avoir créé des modèles, insérez-les à partir du menu à trois points de la fenêtre de composition sous « Modèles », puis personnalisez-les avant de les envoyer.

Comment activer les modèles dans Gmail ?

Dans Gmail : Paramètres > Afficher tous les paramètres > Avancé > activer « Modèles » > Enregistrer les modifications. Rédigez ensuite un e-mail pour créer ou insérer des modèles à partir du menu à trois points.

Comment créer une réponse prédéfinie dans Gmail ?

Rédigez un message, cliquez sur les trois points > Modèles > Enregistrer le brouillon comme modèle > Enregistrer comme nouveau modèle. Pour le réutiliser, ouvrez la fenêtre de rédaction, cliquez sur les trois points > Modèles, puis sélectionnez le modèle enregistré.

Quand une équipe devrait-elle utiliser un CRM plutôt que les modèles Gmail ?

Utilisez un CRM lorsque votre équipe a besoin de modèles partagés, d'un historique des contacts, d'une segmentation, de séquences et d'un suivi des performances. Pour les équipes commerciales, Folk unifie les modèles avec la gestion des contacts et du pipeline.